Kommunikationsregeln

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung Unterbreizbach nach § 6 Thüringer E-Government-Gesetz (ThürEGovG) iVm § 1 Abs. 1 Satz 1 des Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetzes (ThürVwVfG) iVm § 3a Abs. 1 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG)

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Gemeindeverwaltung Unterbreizbach via Internet oder E-Mail ist nur unter Berücksichtigung der nachfolgenden Regelungen zulässig:

1. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die in der Internetpräsentation der Gemeindeverwaltung Unterbreizbach unter www.unterbreizbach.de publizierte

E-Mail-Adresse: info@unterbreizbach.de
sowie das

Kontaktformular: https://www.unterbreizbach.de/index.html?alias=kontakt_default

Des Weiteren bietet das Thüringer Antragssystem für Verwaltungsleistungen (ThAVEL) die Möglichkeit, mit der Gemeindeverwaltung auf digitalem Wege zu kommunizieren sowie Dokumente im Rahmen von Verwaltungsverfahren mit den zuständigen Stellen auszutauschen.

2. Die Verwaltung akzeptiert im Rahmen der elektronischen Kommunikation ausschließlich Dokumente, die in folgenden Dateiformaten vorliegen:

o   PDF Dokumente 

o   Bildformate (JPEG / BMP / PNG / GIF / TIFF)

Die Verwendung weiterer Formate ist nur in Absprache mit der Empfangsstelle zulässig. In sämtlichen zulässigen Formaten ist die Verwendung automatisierter Abläufe oder Program­mierungen (sogenannter Makros) untersagt.

3. Die unter Punkt 2 genannten Dateiformate können mittels Komprimierungsprogrammen derart komprimiert (gepackt) werden, dass sich der Dateiumfang verringert. Die Gemeindeverwaltung akzeptiert komprimierte Dateien ausschließlich in Form von nicht selbstextrahierenden ZIP-Archiven mit der Endung *.zip.

4. Die Gesamtgröße einer E-Mail inkl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von 10 Megabyte (MB) beschränkt. Sensible Daten sowie größere Dateianhänge senden Sie mir bitte über Datenaustauschplattformen, z. B. die Thüringer Datenaustausplattform.

5. Es wird dringend davon abgeraten, personenbezogene oder sensible Daten unverschlüsselt per E-Mail zu übermitteln. Sofern Sie gängige Verschlüsselungsverfahren für E-Mails unterstützen (SMIME, PGP), bitten wir Sie, sich kurzfristig mit uns in Verbindung zu setzen, um einen Schlüsselaustausch zu initiieren.

6. Sofern die Kommunikation über einen E-Mail-Provider erfolgt, finden folglich auch die Datenschutzbestimmungen und Geschäftsbedingungen des Providers Anwendung.

7. Mit der Nutzung unserer Zugangseröffnung erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre E-Mail auf Viren und Spam überprüft wird. E-Mails, die als Viren identifiziert wurden, werden ohne weitere Bearbeitung gelöscht. Da in E-Mails, die Computerviren enthalten, in aller Regel die Absenderadressen gefälscht worden sind, erfolgt keine elektronische Rückinformation. Sofern beim Versenden keine Virenprüfung mit einem aktuellen Virenprogramm erfolgt, wird eine telefonische Rückfrage zum Eingang der E-Mail empfohlen. Es sei darauf hingewiesen, dass die Übermittlung per E-Mail/Internet als unsicher einzustufen ist, da Daten von Unbefugten zur Kenntnis genommen und auch verfälscht werden können. Schutzwürdige Daten sollten daher auf dem Postweg in physischer Form übermittelt werden. E-Mails, die in HTML-Format versendet werden und Skripte enthalten, werden ebenfalls abgewiesen, da auf diese Weise verschiedene Aktionen unbemerkt auf den Rechnern der Empfänger ausgeführt werden können.

8. Die Eröffnung einer elektronischen Kommunikation seitens der Gemeindeverwaltung impliziert, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, sofern nicht andere Vorschriften dem entgegenstehen (vgl. § 9 Abs. 1 ThürEGovG).

9. Sofern eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.

10. Bis auf Weiteres ist bei Schriftstücken, die gemäß geltendem Recht in Schriftform vorliegen müssen, keine elektronische Übermittlung zulässig. Diese Regelung findet ebenfalls Anwendung auf fristgebundene Anträge und Erklärungen.

11. Derzeit ist die Entgegennahme von Dokumenten mit elektronischer Signatur nicht möglich.

12. Die Entgegennahme von E-Mails oder Dateianhängen (Attachments), welche verschlüsselt oder mit einem Kennwort geschützt sind, ist nicht möglich. Es wird darum gebeten, der Gemeindeverwaltung keine elektronischen Nachrichten zukommen zu lassen, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt bzw. heruntergeladen werden muss. Diese Form der Nachrichten wird von der Gemeindeverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen.

Die vorliegenden Bestimmungen finden ausschließlich auf die elektronische Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung Unterbreizbach Anwendung. Verweise auf Angebote Dritter, wie beispielsweise anderer Behörden und Ämter, sind hiervon ausgenommen. Im Übrigen verweisen wir auf die weiteren Regelungen des § 6 Thüringer E-Government-Gesetz (ThürEGovG) iVm § 1 Abs. 1 Satz 1 des Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetzes (ThürVwVfG) iVm § 3a Abs. 1 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG).